Согласно части 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Хранение документов в оцифрованном виде (скан-копий документов) без сохранения подлинников (оригиналов) документов в настоящее время законодательством Российской Федерации не предусмотрено.
Информируем, что 6 апреля 2022 г. Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации в первом чтении принят законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее — Законопроект). Законопроектом предусмотрено, в том числе, создание электронного дубликата документа с ограничением срока хранения подлинника документа на бумажном носителе.
Дополнительно сообщаем, что для обеспечения аутентичности, целостности, достоверности, пригодности для использования, а также юридической значимости документа в течение установленных сроков хранения в организации должна быть специализированная информационная система. Основные требования при разработке таких информационных систем установлены Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69 (зарегистрирован Минюстом России 20 октября 2020 г., регистрационный № 60484), которыми Росархив рекомендует руководствоваться при выборе специализированной информационной системы, предназначенной для хранения электронных документов.
Росархив полагает, что до принятия указанного Законопроекта преждевременно уничтожение оригиналов документов на бумажном носителе при переводе их в электронный вид.
Хранение документов в оцифрованном виде (скан-копий документов) без сохранения подлинников (оригиналов) документов в настоящее время законодательством Российской Федерации не предусмотрено.
Информируем, что 6 апреля 2022 г. Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации в первом чтении принят законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее — Законопроект). Законопроектом предусмотрено, в том числе, создание электронного дубликата документа с ограничением срока хранения подлинника документа на бумажном носителе.
Дополнительно сообщаем, что для обеспечения аутентичности, целостности, достоверности, пригодности для использования, а также юридической значимости документа в течение установленных сроков хранения в организации должна быть специализированная информационная система. Основные требования при разработке таких информационных систем установлены Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69 (зарегистрирован Минюстом России 20 октября 2020 г., регистрационный № 60484), которыми Росархив рекомендует руководствоваться при выборе специализированной информационной системы, предназначенной для хранения электронных документов.
Росархив полагает, что до принятия указанного Законопроекта преждевременно уничтожение оригиналов документов на бумажном носителе при переводе их в электронный вид.