Автоматизация экспертизы проектов ОКС за счет использования машиночитаемых форматов предусмотрена письмом Минстроя России от 5 мая 2023 года № 25724-ИФ/00 «О требованиях к формату электронных документов, представляемых для проведения государственной экспертизы проектной документации…».
Машиночитаемый формат упростит сверку сведений пояснительной записки с уже созданными базами данных и реестрами. В том числе, автоматизирует идентификацию ответственных за ее разработку лиц. Сроки обязательной подачи ПЗ в соответствии с утвержденной Минстроем XML-cхемой и использование машиночитаемой доверенности переносили дважды, крайний раз с 1 сентября 2023 года, а затем до 1 сентября 2024 года. Однако, несмотря на сформированную нормативную базу и достаточное время для изучения новых форматов, вопросы ещё остаются как у участников рынка, так и у специалистов государственной экспертизы.

Напомним с 1 августа 2023 года раздел «Пояснительная записка» должен предоставляться в формате XML во всех случаях обращения в экспертизу:
• для проведения экспертизы первичной
• для проведения повторной экспертизы
• для экспертного сопровождения проектной документации

Пояснительная записка в формате ХML не предоставляется в случаях, если:
• раздел «Задание на проектирование» утвержден до 1 сентября 2022 года (пояснительная записка предоставляется в формате PDF)
• после получения положительного заключения экспертизы застройщик подает документы на определение сметной стоимости строительства при условии, что изменения в проектную документацию не вносятся
• документация разрабатывается на такие виды работ, как капитальный ремонт и снос ОКС

При заполнении ХML-схемы ответственным специалистам, настоятельно рекомендуют использовать сведения и ссылки, поддающиеся автоматической верификации. В частности, в перечне исходно-разрешительной документации необходимо указывать код типа документа, содержащийся в соответствующем перечне кодов. А сведения о лицах, подписавших ПД, должны соответствовать сведениям о ГИПе или ГАПе, которые указаны на титульных листах результатов инженерных изысканий и проектной документации. При этом возможность дополнять сведения об исполнителях работ, иными лицами, которые не были включены в пояснительную записку при ее формировании, в АИС «Главгосэкспертиза» не предусмотрено.

В числе наиболее часто встречающиеся ошибок при заполнении пояснительной записки отмечается:
• некорректно заполнен блок «Ссылка на документ проектной документации» (ссылка ведет на несуществующий документ)
• не совпадает шифр в ссылке и шифр документа из состава проектной документации (Шифр документа должен быть уникален)
• ссылка на необъявленный ID (ссылка на несуществующий идентификатор)

Если объект капитального строительства представлен несколькими объектами требуется указать ссылку на один из ранее заданных классификаторов.
Автоматически будут проверяться сведения о лицах, непосредственно передавших документы в экспертизу - с 1 сентября 2024 года использование машиночитаемой доверенности станет обязательным. Исключение составят первые лица организаций, которые вправе действовать от лица организации без доверенности. Лица, успевшие получить УКЭП сотрудника юридического лица до 2023 года, вправе использовать доверенность немашиночитаемого формата. На УКЭП, выданное на физическое лицо, переходный период не распространяется.